La metodología 5S es una sistemática forma de trabajo ideada por la cultura japonesa para dar estructura y objetivo a las dinámicas de cada organización; ya sea en los espacios de trabajo, higiene, organización, normas de convivencia y la estructura en sí.
La base de cualquier programa de excelencia operacional es la metodología 5S, esta fue diseñada para todo tipo de empresas, indistinto el tamaño. Ahora bien, para desarrollar un cambio significativo y constante en la cultura de trabajo. En este blog explicaremos la real dimensión y alcance que tiene la implementación de esta metodología en el ADN de las empresas.
Esta descripción se basa en el significado de cada una de las cinco S: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke.
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Seiri
Busca definir el objetivo del uso, pero específicamente en la eficiencia del uso de recursos y materiales en los diferentes procesos internos; determinando claramente que es necesario ocupar y que no, sin castigar en ningún caso la calidad ni el volumen de producción.
Es importante determinar que el Factor Seiri no se limita a los recursos materiales, también incluye el recurso humano y técnico que esté presente en la organización.
Seiton
Encontrar el sentido de la organización, porque busca propiciar a través del orden de los diferentes espacios y el mobiliario que se usa. Esto no sólo tiene como propósito la búsqueda de es tener espacios amenos para laborar, sino que también agilizar los procesos; acceso y posibilidad de compartir documentación de manera rápida y generar aportes de mejora de contenidos de forma consistente.
Seiso
La limpieza o higiene es un valor que se aprecia en los clientes pero también por los agentes internos; hace que sea la persona la que se responsabiliza de su espacio y las zonas compartidas, logrando que automaticen los cuidados higiénicos.
Seiso logra mejorar consistentemente el aspecto higiénico de la empresa, pero también aporta en las relaciones interpersonales, sentido de pertenencia y trabajo en equipo.
Seiketsu
Este criterio busca encontrar dinámicas de reafirmación de los valores contemplados en los puntos anteriores. Hacer que cada conducta quede en el ADN de cada colaborador, haciendo que se normalice y se logre hacer que se mejoren las diferentes practicas permanentemente, porque siempre se parte desde un punto de calidad más alto.
El nuevo modelo de trabajo se refuerza la adecuación constante de los recursos según lo que se usa frecuentemente y lo ocasional, logrando un monitoreo y constante evaluación de los resultados y las posibles mejoras que se puedan implementar.
Shitsuke
Este es un factor superior a los anteriores porque exige que la disciplina se mantenga en la aplicación de cada uno de forma continua logrando convertirlo en una aspecto primordial de la filosofía organizacional.
No se trata de exigir y disciplinar, sino más bien en lo contrario, invertir y construir con capacitaciones, mejoras de equipos y herramientas; logrando cambiar la cultura del how know desde sus raíces.
El constante control y evaluaciones periódicas entregan soluciones a mediano plazo, pero lo que realmente se busca es una mejora consistente y continua de la empresa en el tiempo.
¿Cuales son los beneficios de la metodología 5S?
La metodología 5S entrega resultados a corto, mediano y si fue bien logrado, a largo plazo; fomentando el criterio de utilidad, orden e higiene se logran mejorar los espacios de trabajo y el sentido de pertenencia de los colaboradores; en ambos casos se aumenta la productividad de la empresa.
Los beneficios de la metodología 5S logran el aumento del rendimiento individual y grupal incorporando en los futuros colaboradores se sumen adquieran con rapidez la cultura del orden, la clasificación y usos de la información, así como también el formar lazos de cooperación con los colaboradores que ya están en la organización; la incorporación de los nuevos colaboradores se hace más fácil y nunca se ve comprometida la productividad de la organización.
La innovación y la eficiencia en las distintas áreas de la empresa se fortalecen, pasando a convertirse en ventajas competitivas con respecto a la competencia, logrando una mejor percepción en los potenciales clientes sobre la organización.
Así es como la metodología 5S se vuelve una excelente forma de mejorar para las empresas, no importando su tamaño, porque finalmente cualquier organización comercial busca la diferenciación como factor relevante para destacar; y la metodología 5S no sólo entrega ese factor ganador si no que mejora la rentabilidad. Otros beneficios que se obtienen con la implementación de esta metodología son:
Organización
Sistematización
Categorización
Mejoras en la gestión de tiempo
Mejoras en la productividad
Optimización de las tareas
Mejoras en la gestión del material, evitando pérdidas
¿Cómo obtener mejores beneficios de la metodología 5S?
Primero que nada, convengamos que no existe camino fácil; todo cambio estructural exige salir de la zona confort acompañado de compromiso y esfuerzo por parte de cada integrante de la organización. Eso sin considerar que se necesita de un equipo experto para implementar una modificación de esta envergadura y que deje fuera la improvisación y la posibilidad de error en el proceso.
El equipo de Lean Training puede hacer que esta implementación sea desarrollada de la mejor forma posible logrando que cada etapa se desarrolle:
- Adaptando el plan a ejecutar a las peculiaridades de la empresa; logrando convertir el proceso en una experiencia de aprendizaje.
- Hay que implementar un estricto sistema de control adaptado a las necesidades de la empresa y los objetivos planteados al inicio al proceso manteniendo como foco la mejora, sin castigar la calidad ni los índices de producción.
- Determinando un completo análisis situacional al inicio del proceso, permitiendo que este diagnóstico haga que el proceso se ajuste a los reales requerimientos de la organización y que las acciones respondan eficientemente a mejoras concretas.
- Cada acción esta fundamentada en los criterios de la metodología 5S antes descritos, permitiendo que los cambios efectivamente se queden en el ADN de la empresa.
- Formar lideres positivos dentro de la organización para que sean ellos desde la fuerza interna los que provoquen la consistencia de los cambios en el tiempo.
Así que cuando una empresa toma la determinación de salir de la zona de confort y convertir su empresa en una organización comercial de nivel superior debe pensar en implementar la metodología 5S con expertos, que tienen la experiencia y la capacidad de convertir una compleja metodología en verdaderas ventajas competitivas.
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